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  • 한 마디를 들으면 인격을 안다! 신입사원이 알아야 할 전화예절은?
  • 페이스북노출 0 | 2015-11-09 17:48:23 | LG그룹
업무를 하면서 이메일과 함께 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 수단이 전화입니다. 이메일에 비해 전화는 실시간으로 대화를 주고받을 수 있어 좀더 친숙하게 여겨지지만 상대방의 얼굴을 직접 보지 않고 대화하기 때문에 자칫 소홀하게 대응할 수 있습니다. 특히 외부 고객에게 걸려온 전화를 잘못 대응할 경우 회사 전체의 이미지를 실추시킬 수도 있기 때문에 전화예절은 무척 중요한 비즈니스 매너 중 하나입니다.

 
-전화를 받을 때
기본적으로 전화는 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 전화를 받을 때는 명확한 발음과 상냥한 목소리로 인사하되 이때 소속과 성명을 함께 밝혀주시면 됩니다. “네”, “여보세요” 또는 성명을 밝히지 않고 “OO팀입니다”라고 전화 받는 것은 적절하지 않습니다. 만약 상대방이 시간이나 전화번호 같은 숫자나 고유 명사를 말할 때는 메모를 한 후 상대방에게 다시 한 번 확인한다면 보다 정확한 커뮤니케이션이 되겠죠? 담당자가 부재 중인 경우에는 부재 중인 이유를 설명하고 전화 걸어온 사람의 소속, 이름, 전화번호, 용무를 메모해서 전달해주세요. 끊을 때는 다시 한번 상냥한 목소리로 마무리 인사까지 잊지 마시고요.

-전화를 걸 때
전화를 걸 때는 상대방이 통화하기에 적절한 시간인지 판단하는 것이 필요합니다. 또한 용건을 미리 정리해 메모하고, 필요한 서류나 자료를 미리 준비하는 것이 좋습니다. 통화가 연결 되면 먼저 자신의 이름과 소속을 밝힌 후 상대방을 확인하며 다른 사람이 받았을 경우에는 “죄송하지만, OO팀 OOO 차장님 부탁합니다.”라고 정중히 이야기하시면 됩니다. 이때 자신을 밝히지 않고 다짜고짜 용건부터 이야기하는 것은 금물입니다. 용건은 명확하고 간결하게 이야기한 후 통화를 끊을 때도 정중한 인사로 마무리해 주세요.

– 수화기를 넘기면 끝? 
부서 내 다른 사람에게 수화기를 넘겼다고 하더라도 전화 통화를 할 때는 주변의 소리가 함께 들리기 때문에 불필요한 이야기나 무분별한 농담을 하여 회사 이미지를 실추하지 않도록 주의합니다. 통화 도중 내부 사람과 다른 말을 해야 할 경우에도, 송화기를 막고 조심스럽게 대화하면 더욱 좋겠죠?

– 잘못 걸려온 전화는? 
잘못 걸려온 전화를 받았을 경우 불쾌한 듯 퉁명스럽게 끊지 말고 친절하게 대응하세요.

회사에서 지켜야 할 비즈니스 매너에 대해 더 알고 싶다면?

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